Wie kann ich im Connectoor unser Recruiting E-Mail-Postfach einrichten?

Wie kann ich im Connectoor unser Recruiting E-Mail-Postfach einrichten?

Als Firmenkunde möchten Sie E-Mails über den Connectoor versenden und empfangen und dabei eine dedizierte Firmen-E-Mail-Adresse nutzen, wie beispielsweise karriere@ihre-firma.com. Damit Ihre Bewerber direkt Mails über eine Karriere-E-Mail-Adresse erhalten - das erhöht die Bewerberzufriedenheit und erleichtert den Bewerbern das Finden Ihrer wichtigen E-Mails in der Bewerberkommunikation - und Ihre Mails auch tatsächlich über Ihren Server versendet werden - das erhöht die Zustellrate bei Ihren Bewerbern, damit Sie sich sicher sein können, dass Ihre Mails auch direkt gelesen werden. Wir wissen, dass Zeit der kritischste Faktor im Recruiting ist.


Info
Die E-Mail-Serveranbindung ist ein kostenpflichtiges Add-On. Wir beraten Sie vorher eingehend und finden gemeinsam mit Ihnen die perfekte Einrichtungsform. Die Einrichtung ist hoch individuell und zu einigen Teilen auch recht technisch, weshalb wir Sie bitten ggf. auch technische Leiter oder Systemadministratoren aus Ihrem Unternehmen zu den Beratungen einzuladen. Unsere Experten stehen Ihnen bei der Einrichtung gern zur Seite und führen Sie Schritt für Schritt durch den Einrichtungsprozess. Bitte buchen Sie sich gern direkt einen Termin in Ihrer Connectoor App Startseite mit Ihrem Key-Account-Manager oder melden Sie sich gern unter support@connectoor.com oder telefonisch 030 555 78 77 20.

So richten wir gemeinsam Ihre E-Mail-Serveranbindung ein:

1. Provider / Anmeldetyp auswählen


Das müssen Sie tun:

  1. Loggen Sie sich in der Connectoor App an und navigieren Sie unter Einstellungen > E-Mail Einstellungen > E-Mail-Server
  2. Auf dieser Seite "E-Mail-Server einrichten" scrollen Sie zur Variante 2 und wählen unter Schritt 1 den korrekten Provider Ihrer Recruiting-E-Mail-Adresse aus
  3. Danach klicken Sie auf "Provider speichern", um im Schritt 2 das jeweilig zugehörige Anmeldefenster des Providers anzuzeigen.
Was ist ein Provider?
Der Provider ist Ihr Anbieter Ihrer Firmendomain (z. B. All-Inkl., Hetzner, IONOS, Stato u.ä.) oder der Dienstleister, der Ihre E-Mailadresse bereitstellt (z. B. via Microsoft 365 Outlook, Google Workspace o.ä.). Wir benötigen den Provider, der Ihr Dienstleister Ihres E-Mail-Servers ist und damit verantwortlich für den Empfang und den Versand Ihrer E-Mails im Unternehmen ist.

Wie finde ich heraus welchen Provider wir nutzen?
Kontaktieren Sie in Ihrem Unternehmen die technischen Entscheider, wie beispielsweise Ihren Systemadministrator. Auch Ihre Rechnungsabteilung kann Ihnen Auskunft darüber geben an welchen Dienstleister sie regelmäßig Beträge zur Bereitstellung Ihres E-Mail-Services zahlen.


2. Mit Server verbinden


Sie melden sich über unser System einmalig, gesichert und verschlüsselt in Ihrem E-Mail Service an, damit der Connectoor Ihre E-Mails aus dem Connectoor an diesen Server zum Versand übertragen darf. Außerdem holt sich Ihr Connectoor beim Aufruf eines Bewerbungsprofils im hinterlegten Recruiting-E-Mail-Postfach die eingegangen E-Mails des Bewerbers, um Ihnen die Komplettübersicht aller ein- und ausgehenden Mails eines Bewerbers auf einem Blick zu zeigen.
Technisch gesehen ist das wie das Hinterlegen Ihres Mail-Postfachs in E-Mail-Programmen wie Microsoft Outlook, Apple Mail o.ä.

In vielen Fällen haben Sie als Unternehmen einen Hosting-Provider (also All-Inkl., Hetzner, IONOS, Stato u.ä.) und dort einen Webspace und Ihren E-Mail-Server unter Ihrer Domain (ihre-firma.com) registriert. In diesen Fällen gehen führen wir gemeinsam eine Anmeldung via IMAP / SMTP durch. Genauso kennen Sie es auch beim Anmelden eines Mail-Postfachs in einem E-Mail-Programm.

In anderen Fällen haben Sie als Unternehmen aber zu Ihrer Hosting-Provider (der übernimmt meist nur die Webseite) zusätzlich getrennt einen E-Mail-Provider. Dieser ist in den meisten Fällen Microsoft im Rahmen der Microsoft 365 Suite. In dem Fall liegt Ihr Mail-Server". Bei der Anmeldung ist es hier etwas einfacher und Sie melden sich einfach mit Ihrem Administrations-Konto von Microsoft an und hinterlegen die gewünschte Mail-Adresse. Zusätzlich müssen ggf. Zugriffsrechte an Ihre Connectoor App gegeben werden. Mehr dazu im Bereich "Outlook Integration".


2.1 Mit E-Mail Server verbinden


Wenn Sie einen Domain-Provider nutzen und dort auch Ihre E-Mails verwalten, dann nutzen Sie die IMAP / SMTP Verbindung. IMAP und SMTP sind die Standard-Protokolle im Internet zum Austausch von E-Mails und ist die am weitesten verbreitete Methode zum Versenden und Empfangen von E-Mails. Damit Sie diese Funktionen auch im Connectoor mit Ihrem Recruiting-Postfach nutzen können, müssen Sie sich lediglich einmalig authentifizieren.


Das müssen Sie tun:
    1. Sie müssen Schritt 1 Provider auswählen (siehe oben) abgeschlossen haben und IMAP / SMTP ausgewählt haben
    2. Geben Sie nun in der Anmeldemaske die gewünschte E-Mail-Adresse an, die systemweit zur Kommunikation mit Bewerbern genutzt werdne soll - beispielsweise karriere@ihre-firma.com oder jobs@ihre-firma.com 
      1. dieses E-Mail-Postfach muss ein Postfach sein und darf nicht nur als Weiterleitung angelegt sein
      2. legen Sie das E-Mail-Postfach in Ihrem E-Mail Server an, sodass es dort existiert. Sie können nur existierende E-Mail-Postfächer im Connectoor verbinden.
    3. Geben Sie alle zur Anmeldung nötigen Informationen in die jeweiligen Formular Felder ein.
      1. Das ist der technischste Teil der Einrichtung. Bitte bereiten Sie sich gut vor, sodass Sie keine falschen Informationen eingeben.
      2. Beachten Sie, dass Sie die nötigen Informationen nicht von dem Connectoor Team erfragt werden können, sondern von Ihrem Systemadministrator oder direkt von Ihrem Dienstleister (Mailserver Provider) bereitgestellt werden.
    4. Klicken Sie anschließend auf "Hinterlegen" und geben Sie Ihrem Connectoor Mitarbeiter, der mit Ihnen die Einrichtung begleitet Bescheid, sodass eine letzte Sichtung und finale Aktivierung des Accounts durchgeführt wird.
    5. Fertig! Nach der Aktivierung sind automatisch auch alle bisher gesendeten Mails der jeweiligen Bewerbenden in diesem Postfach bereits in den jeweiligen Connectoor Bewerbungsprofilen einsehbar.

    2.1 Microsoft 365 Account & Whatsapp Business Account


    Die Erklärung zur Anbindung Ihrer Accounts von Microsoft 365 und Outlook sowie Ihrem WhatsApp Business Account folgt innerhalb der nächsten Wochen.


    Fehlerbehebung & Troubleshooting

    Die Einrichtung ist hochindividuell und technisch, sodass Sie im Besten Falle mit Ihrem Connectoor Experten zusammen im Einrichtungstermin gesammelt über Ihre Herausforderungen sprechen. 
    Dennoch gibt es typische Herausforderungen, zu denen wir Hilfestellungen bereitstellen:

    Microsoft 365
    Bei einigen Microsoft 365 Accounts (Outlook Anbindung) müssen Sie als Administrator Ihres Microsoft 365 Accounts Kontoeinstellungen durchführen und Ihre Connectoor App in den Microsoft 365 Kontoeinstellungen zusätzlich verbinden bzw. freigeben. Dazu stellen wir Ihnen das Info-Handout als PDF hier im Anhang der Hilfeseite bereit. Bitte lesen Sie es sich durch, um ggf. im Vorfeld die Freigabe zu erteilen, um Ihren Microsoft 365 Account zu verbinden.