Meine Mails werden als Spam eingestuft, was kann ich dagegen tun?


Meine Mails werden als Spam eingestuft, was kann ich dagegen tun?


  1. Als Connectoor-Kunde möchten Sie Ihre Mails über den Connectoor versenden und gleichzeitig Ihre gewohnte Firmen-Mailadresse nutzen. Dazu müssen Sie unsere Domain auf Ihrem Mailserver als Versand-Server autorisieren, da sonst Empfänger-Systeme die Mail als potenziell gefährlich und damit als Spam einordnen könnten.

    Das müssen Sie tun:

    1. Loggen Sie sich im Administrationsbereich Ihres Servers ein.
    2. Navigieren Sie zu Ihren DNS Einstellungen oder direkt zu den SPF-Record Einstellungen
    3. Suchen Sie nach dem SPF-Eintrag Eintrag. Die Darstellung variiert je nachdem, ob es ein SPF-

    Editor oder das reine DNS-Paket ist in etwa so aussehen:

       @       IN TXT "v=spf1 a mx ~all"

    oder meist in dieser Form in DNS Einstellungen:

       ihre-firmendomain.com. IN TXT "v=spf1 a mx ip4:123.4.5.678/90 ~all"

    4. Fügen Sie unsere Domain hinzu, damit Mails von unserem Mailserver in Ihrem Namen versendet werden können und Ihr Server diesen Versand autorisiert.

    @ IN TXT "v=spf1 a mx ip4:85.10.214.4 ~all"

    bzw.:

    @ IN TXT "v=spf1 a mx include:spf.connectoor.com ~all“


    bzw. die direkte Nennung unser aktuellen IP-Adressen. Beachten Sie, dass Sie dann selbst

    verantwortlich sind, die aktuellen IP Adressen von uns zu hinterlegen (nicht empfohlen).

     @       IN TXT "v=spf1 a mx ip4:85.10.214.4 ip4:176.9.5.158 ip4:178.63.53.35 ~all"

    5. Speichern Sie die Änderung Ihres DNS Eintrags. Fertig

Wenn bereits ein SPF Record gesetzt ist, dann ergänzen sie diesen bitte um folgenden Eintrag:
include:spf.connectoor.com
Wie erkennen Sie einen SPF Eintrag? Er sieht ungefähr so aus:
v=spf1 mx a …Wenn sie keinen Eintrag finden, müssen Sie SPF aktivieren. Bitte kontaktieren Sie dazu Ihren Domain Provider oder durchsuchen Sie dessen Hilfebereich, um die korrekte Einstellung vornehmen zu können.

  1. Generell – Was passiert hier technisch eigentlich?

    Wir (der Mailserver von Connectoor.com mit der IP: 85.10.214.4) versenden Mails im Namen der Kunden. Unser Server tut also so, als würde er die Mailadresse eines anderen Servers nutzen. Mit den aufkommenden Mailserver-Verifizierungsprotokollen SPF, DKIM und DMARC kann nun aber der Empfangsserver (also der Server des Bewerbers - meist Google, Yahoo, GMX, Web.de etc.) bei dem eigentlichen Kundenserver nachfragen, ob die Mail wirklich von ihm versendet wurde. Nur wenn der Kunde SPF, DKIM und/oder DMARC eingerichtet hat „spricht“ dann der Kundenserver zurück und meldet „Nein, die Mail kommt nicht von mir“, weil sie ja von unserem Connectoor-Server kommt. Je nachdem, was der Kunde dann auf seinem Kundenserver hinterlegt hat, fragt der Empfangsserver nun nochmal nach, was er mit der Mail machen soll. Es gibt folgende Optionen, die der Kundenserver dann an den Empfangsserver meldet: 1. trotzdem zustellen in den Posteingangsserver, 2. trotzdem zustellen aber als Spam in den Spamordner legen oder 3. gar nicht zustellen und ignorieren.


    Da diese Einstellungen auf dem Kundenserver vom jeweiligen IT-Systemadministrator oder bereits von Beginn an so hinterlegt sind, haben wir keine direkte Möglichkeit es für den Kunden zu ändern. Ist eine Anpassung notwendig, kann unser Support Team konkrete Anleitung an den Systemadministrator bieten. Kurz noch zum „Aufwand": Die Anpassung der Mail-Records ist eine Standard-Prozedur in der Systemadministrator geworden! Jede Firma die Mails über externe Systeme versendet muss im eigenen Server seine DNS Einträge anpassen. Es ist jedoch erforderlich, dass es in der Firma eine*n Systemadministrator*in gibt bzw. eine Person die sich mit der Benutzeroberfläche des Serverhosts auskennt und rudimentäre IT-Kenntnisse besitzt.


    Die korrekte Angabe des „all“-Selectors

    Am Ende jedes SPF-Records steht der All-Selector. Dieser muss zu Ihren Einstellungen passen. Wägen Sie deshalb ab, welche Angabe für Sie in Frage kommt und probieren Sie im Sonderfall einfach aus, was für Sie am Besten funktioniert:


    +all bedeutet, dass alle nicht genannten IP-Adressen ebenfalls Mails verschicken dürfen. Der SPF- Record ist damit eher nutzlos, aber Spamfilter könnten die genannten IPs eventuell besser bewerten, als nicht genannte - was allerdings der SPF-Empfehlung widerspricht.


    -all deklariert alle nicht genannten IP-Adressen als nicht berechtigt, für diese Domain Emails zu verschicken.


    ~all leitet alle Mails nicht genannter IP-Adressen weiter aber markiert, dass diese Spam sein könnten.


    ?all ist das eigentliche "neutral": Emails von nicht genannten IP-Adressen werden weder positiv noch negativ bewertet.



    Hinweis

    DNS-Einstellungen können Aufgrund der Zone-Einstellungen Ihres firmeninternen Servers bis zu 24 Stunden dauern. Zusätzlich können „erlernte“ Spam-Deklarationen ebenfalls erst nach einigen Tagen überschrieben werden. Beispielsweise kann es somit etwas dauern, bis Google Mail Ihre Mail aus dem Connectoor heraus nicht mehr als Spam erkennt, wenn Google Mail bereits vorher „gelernt“ hat, dass Mails von Ihnen über unseren Server als Spam einzuordnen sind.