Was passiert dann mit den eingehenden Bewerbungen per Mail?

Nachdem die Mail im Postfach der Personalabteilung, des Sekretariats oder sogar des Geschäftsführers eingegangen ist, muss diese (und alle folgenden Bewerbungen) jeweils manuell bearbeitet werden. Dazu werden Tabellen erstellt, in die man jeden einzelnen Bewerber einträgt, Ordner auf dem Rechner oder auf den Servern angelegt und die Anhänge zu speichern, die Unterlagen werden ausgedruckt, per Mail an Kollegen weitergeleitet... und so weiter...

Die Antwort lautet im Regelfall: Nein!

Doch genau dazu sind Sie nach dem Bundesdatenschutzgesetz verpflichtet: Eine gerechtfertigte Aufbewahrungsfrist liegt bei ca. 3 Monaten. In diesem Zeitraum hat das Unternehmen im Regelfall ausreichend Gelegenheit, ein Bewerbungsverfahren ordnungsgemäß durchzuführen. Anschließend müssen alle Mails, Dateien und Datenbankeinträge sicher gelöscht, und Papierunterlagen in einem Reißwolf entsorgt werden.

Alle Unterlagen, Dateien und Notizen sind nach spätestens 3 Monaten zu löschen oder zu vernichten!

Möchten Sie als Unternehmen die Bewerbungsunterlagen Ihrer Kandidaten länger aufbewahren, so müssen Sie sich die Zustimmung jeweils schriftlich von den Bewerbern einholen. Entweder erfolgt die Zustimmung proaktiv durch den Bewerber, indem dieser bestätigt, dass die Unterlagen auch für einen möglichen späteren Zeitpunkt zum Kontakt genutzt werden dürfen - oder eben auf Nachfrage durch den Arbeitgeber mit einer schriftlichen Erlaubnis.

Doch warum setzen sich so viele Unternehmen diesem Risiko und diesem manuellem Mehraufwand aus?

Wir konnten uns das Problem mit dem Datenschutz bei Online-Bewerbungen, als Ergebnis unserer Analysen und Umfragen, nur mit Unkenntnis über die Nutzbarkeit moderner Recruiting-Systeme erklären.

Viele kleine- und mittelständige Unternehmen kennen die Möglichkeiten der digitalen Personalbeschaffung nicht, oder denken, dass es für sie als kleines Unternehmen ja zu teuer oder aufwendig sein würde solche Systeme zu nutzen.

Mit online Mietsoftware rechtlich sicher und preiswerter die richtigen Mitarbeiter finden!

Versetzen wir uns mal in einen Arbeitgeber der mit einem E-Recruiting-Tool neue Mitarbeiter findet und automatisch den Datenschutz bei Online-Bewerbungen beachtet...

• Er veröffentlicht mit wenigen Klicks die Stellenausschreibungen auf seiner Homepage, in seinem persönlichen Recruiting-Netzwerk und auf Facebook.
• Bewerber finden die Ausschreibung und bewerben sich direkt über das Bewerbungsformular, inklusive der Bestätigung der Datenschutzbestimmungen.
• Alle personenbezogenen Daten und Dateien die der Bewerber übermittelt hat werden direkt in dem online Recruiting System gespeichert und aufbereitet.
• Der Arbeitgeber oder der Personaler bekommt eine Mail, aus der hervorgeht, dass eine neue Bewerbung eingegangen ist. (Natürlich enthält diese Mail keine personenbezogenen Daten!)
• Nach der Anmeldung in dem online Personalmanagement System können alle aufbereiteten und bereits sortierten Bewerberdaten eingesehen, Bewerber miteinander verglichen und bei Interesse auch kontaktiert werden.
• Der gesamte Einstellungsprozess kann, genauso wie Notizen oder interne Bewertungen, zu dem jeweiligen Bewerber gespeichert werden.
• Kollegen oder Vorgesetzte können in das System zu dem jeweiligen Bewerber eingeladen werden, damit diese die Unterlagen ebenfalls prüfen, und eine Meinung abgeben können.
• Die gesamte Kommunikation mit den jeweiligen Kandidaten erfolgt datenschutzkonform aus dem System heraus.
• Sollte der Bewerber nicht geeignet sein, kann er ebenfalls aus den System heraus abgesagt und mit einem Klick gelöscht werden.